Jak maksymalizować koszty działalności – pozdróże i utrzymanie
Przy rozliczeniu przychodów i rozchodów firmy dbamy aby odliczyć wszelkie możliwe koszty ponoszone przy prowadzeniu firmy. Wiąże się to z zwiększeniem wydatków a tym samym zmniejszeniem podatku który byłby należny do HMRC.
Kalkulując zyski z prowadzonej działalności lub firmy, koszty należy odliczyć tylko jeśli są ponoszone w całości i wyłącznie na potrzeby tegoż biznesu. Dotyczy to wielu wydatków służbowych, między innymi takich jak koszt podróży czy wyżywienia. Na koszty podróży składają się wydatki za koszty transportu takie jak pociąg, autobus, bilety lotnicze, a także koszty hoteli czy noclegów oraz płatności za posiłki.
Nie można odliczać prywatnych kosztów wyjazdów, które nie odbyły się w celach biznesowych, a także mandatów i dojazdów między domem a pracą . Uargumtnowane jest to faktem, że miejsce zamieszkania jest osobistym wyborem. Podobnie w przypadku zatrzymania się po drodze, aby wysłać dokumenty czy podrzucenie czegoś klientowi nie sprawia, że będzie to uznawane za podroż biznesową. Głównym celem nadal jest powrót do domu po pracy.
Wyjątkiem jest jednak kiedy działalność prowadzona jest z domu i wyjazdy odbywają się na przykład w celu spotkania z klientami. W takiej sytuacji podróż z domu do klienta podlega odliczeniu.
Mieszane prywatne i biznesowe podróże
Jeśli pozdróż odbyła się w podwójnym celu – zarówno biznesowym jak i prywantnym – koszt ten nie zostanie zaakceptowany ponieważ nie było to całkowicie i wyłącznie związane z działalnością.
Przykładem może być następująca sytuacja: gdy przedsiębiorca łączy podróż służbową oraz wakacje. Wybierając w podróź z partnerem w celu odpoczynku i przy okazji spotkania z dostawcami będzie podwójnym celem a tym samym odliczeniie nie będzie dozwolone.
W miarę możliwości należy więc starać się, aby podróże służbowe można było odróżnić od tych prywatnych w celu ułatwienia odliczenia za podróż służbową.
Jednakże, jeśli prywatny cel jest uboczny w celach biznesowych, potrącenie będzie dozwolone. Na przykład, jeśli przedsiębiorca bierze udział w konferencji za granicą, prywatne koszyści na przykład koszt jedzenia nie wpłynie negatywnie na odliczenie.
Milarz – czyli koszty przejazdów służbowych
Wyjazdy slużbowe wykonane własnym prywatnym autem podlegają wliczeniu w koszty według stałej stawki urzędowej. Do trzymania ewidencji pomocne mogą tu być przeróżne aplikacje telefoniczne lub zwykła tabelka w arkuszu kalkulacyjnym Excel.
Kwotę do odliczenia należy policzyć mnożąc liczbę przejechanych mil w celach służbowych w danym roku podatkowym przez stawką obowiązującą dla danego pojazdu.
Stawki na rok 2019/20 są określone poniżej:
Samochody – pierwsze 10,000 mil – £0.45 za milę;
Samochody – powyżej 10,000 mil – £0.25 za milę;
Motocykle – £0.24 za milę;
Rowery – £0.20 za milę.
Koszty utrzymania
Jako, że jedzenie jest nieodłącznym elementem życia, przy ścisłym stosowaniu prawa nie można odliczać kosztów żywności i napojów, ponieważ wydatek nie jest ponoszony w całości i wyłącznie w celach biznesowych. Istnieją jednak okoliczności, w których odliczenie powyższych kosztów jest dozwolone. HMRC wyraźnie zezwala na odliczenie uzasadnionych wydatków poniesionych na żywność i napoje, jeśli firma jest z natury transportowa lub w przypadku okazjonalnych podróży służbowych poza normalnym trybem pracy. W takich okolicznościach niewielkie wydatki związane z żywnością i napojami można wliczyć w koszty prowadzenia działalności.
Koszty utrzymania i zakwaterowania na noc
W przypadku, gdy podróż służbowa wymaga jednej lub więcej nocy poza domem, możliwe jest odliczenie za uzasadnione koszty noclegu, a także za uzasadnione koszty posiłków w połączeniu z noclegiem. Nie ma wymogu, aby zakwaterowanie i posiłki były wypłacane na tym samym rachunku. Na przykład przedsiębiorca może zostać w hotelu i zjeść posiłek w restauracji poza hotelem.
Samozatrudnieni długodystansowi kierowcy ciężarówek mogą ubiegać się o odliczenie za koszt posiłków związanych noclegiem. To samo dotyczy kierowców ciężarówek, którzy spędzają noc w swojej kabinie.
Podróżowanie pierwszą klasą
Przepisy wymagają jedynie, aby wydatek był ponoszony w całości i wyłącznie na potrzeby prowadzenia firmy. Nie ma wymogu, aby minimalizować koszty, a odliczenie nadchodzi niezależnie od tego, czy podróżujesz pierwszą klasą czy ekonimiczną. Oznacza to na przykład, że jeśli chcesz udać się na spotkanie biznesowe za granicą jeśli dostępne są środki finansowe, możesz przelot pierwszą klasą wliczyć w koszty firmy.
Maksymalizownaie kosztów to jeden ze sposobów na obniżenie podatku firmy.
Zapraszamy do kontaktu z biurem Greenlight Accountancy w razie wątpliwości oraz do subskrypcji kwartalnego Newsletera.
Greenlight Accountancy Team 😊
