KORZYSTANIE Z SAMOCHODU PRYWATNEGO W CELACH SŁUŻBOWYCH

Podróże służbowe są nieuniknioną częścią prowadzenia wielu biznesów. Niezależnie od tego, czy chodzi o spotkanie z klientem, udział w konferencji czy wizytę w miejscu gdzie wykonujesz projekt, mobilność jest niezbędna. Często również pracownicy wykorzystują do takich celów swoje prywatne auta. Być może jesteś Dyrektorem spółki ltd lub jeśli prowadzisz działalność na własny rachunek, możesz używać pojazdu prywatnego, a nie komercyjnego. W takich przypadkach zrozumienie, jak działa zwrot kosztów podróży, jest kluczowe zarówno dla Ciebie jak i dla ludzi których zatrudniasz.

Podstawy zwrotu kosztów:
Używając prywatnych samochodów do podróży służbowych, poniesiesz koszty, takie jak paliwo, ubezpieczenie, servis, naprawy,  a nawet amortyzacja pojazdu. To normalne, żeby uzyskać zwrot poniesinych kosztow. Przeczytaj dalej jak to działa w Angielskim systemie podatkowym i rozliczeniowym.

Stawki ryczałtowe:
Jedną z powszechnych metod obliczania zwrotu kosztów podróży jest zastosowanie stawki ryczałtowej za przebieg auta. Stawka ta ustalana jest za milę i ma na celu pokrycie wszystkich kosztów związanych z eksploatacją pojazdu, w tym paliwa, konserwacji, ubezpieczenia i amortyzacji. Sprawdź w tabeli, jakie aktualnie obowiązują stawki.

Przykład:
Jeśli w jednym roku podatkowym przejechałeś łącznie 14,000 mil i ustaliliśmy, że 4,000 mil odbyło się w celach prywatnych, a 10,000 mil w celach czysto służbowych, wówczas 10,000 x 45 pensów = £4,500.

£4,500 będzie kosztem za które firma bedzie Ci zwrotna pieniądze, ponieważ poniosłeś koszty zwiazane z utrzymaniem auta i użyciem go w celach służbowych.

Przy tej metodzie ważne jest prowadzenie rejestru.

 Metoda rzeczywistych wydatków:
Innym podejściem do ustalenia zwrotu kosztow dojazdów do pracy jest metoda rzeczywistych wydatków. Tutaj możesz prowadzić szczegółowy rejestr wszystkich wydatków poniesionych podczas korzystania z samochodu w celach służbowych. Obejmuje to rachunki za paliwo, konserwację, naprawy i ubezpieczenie. Na koniec okresu rozliczeniowego w firmach ltd bądź na koniec roku podatkowego u Self Employerow, kwoty te zostaną zsumowane, a część służbowa zostanie wykorzystana jako koszt podróży Twojej firmy lub działalności dla celów podatkowych.

Ta metoda rozliczeniowa jest dokładniejsza ale również bardziej uciążliwa ze względu na wymagane szczegółowe prowadzenie rejestrów. Jest ona głównie używana przez osoby pracujące na własny rachunek, szczególnie przy zakupie nowego pojazdu. W firmach ltd metoda ryczałtowa jest praktyczniejsza do stosowania.

Znaczenie prowadzenia dokumentacji:
Niezależnie od zastosowanej metody istotne jest prowadzenie przejrzystego rejestru. Obejmuje to szczegółowe informacje na temat każdej podróży – datę, cel, punkt początkowy, miejsce docelowe i przebyte mile. Taka ewidencja nie tylko ułatwia dokładny zwrot kosztów, ale jest również niezbędna do celów podatkowych. Możesz zrobić tabelę w programie Excel lub skorzystać z aplikacji na telefonie do śledzenia mil.

Implikacje podatkowe:
Zwroty mogą mieć skutki podatkowe. W wielu regionach, jeśli pracodawca zwraca pracownikowi kwotę wyższą niż standardowa stawka za przebieg, nadwyżka może zostać uznana za dochód podlegający opodatkowaniu. I odwrotnie, jeśli pracodawca zwróci kwotę mniejszą niż stawka standardowa, pracownik może kwalifikować się do ulg podatkowych. Należy pamiętać, że niezależnie od wybranej metody należy się jej trzymać do czasu wymiany samochodu. Przy zakupie nowego auta możesz wybrać inną metodę.

Inne koszty podróży
Zazwyczaj można ubiegać się o zwrot opłat parkingowych, opłat drogowych. Jednakże wszelkie grzywny lub kary (takie jak mandaty za przekroczenie prędkości) pozostają w gestii kierowcy i w przypadku ich poniesienia przez właściciela firmy nie podlegają odliczeniu od podatku.

Rozróżnienie między podróżami służbowymi i osobistymi

Ważne jest, aby rozróżnić podróże służbowe i prywatne. Na przykład dojazd do pracy i z pracy zasadniczo nie jest uważany za podróż służbową i dlatego nie podlega reklamacji. Kwalifikują się wyłącznie podróże realizowane w celach służbowych (spotkania z klientami, podróże pomiędzy różnymi miejscami pracy).

Co się stanie, jeśli korzystam z wielu pojazdów?

Jeśli pracownik korzysta z więcej niż jednego pojazdu w podróżach służbowych, konieczne jest prowadzenie oddzielnej dokumentacji dla każdego z nich.

Zawsze rozważ konsultację z  księgowym lub doradcą podatkowym, aby uzyskać jasność i zastosować się do aktualnych stawek i przepisów, które mogą obowiązywać tylko po to, aby skorzystać z ulgi podatkowej. Skontaktuj sie z naszym biurem Greenlight Accountancy na konsultacje biznesowa lub podatkowa w razie niejasnosci.